Vijf tips voor een goede out of office

Ben je niet aan het werk, vergeet dan jouw out of office niet in te stellen.  Aangezien communicatie belangrijk is, sta je best even stil bij jouw out of office bericht.  Daarom geven we graag enkele tips over wat er zeker in je bericht dient te staan.

1. Zeg waarom je weg bent en hoelang

Geef in je bericht duidelijk aan waarom je er niet bent.  Je moet hierin natuurlijk niet in detail treden over je reisplannen.  "Ik ben eerste twee dagen in de Ardennen, daarna rijden we door naar Frankrijk en we maken de vakantie af met vrienden op een camping in de Provence" is too much information.  Maar laat wel weten hoe lang je afwezig zal zijn.  Het maakt voor jouw correspondent een groot verschil of dat 1 dag is of 14 dagen.  Communiceer ook duidelijk wat de ontvangen van jouw bericht ondertussen kan doen.

2. Bied service en alternatieven

Als je jouw out of office instelt, vermeld dan ook naar wie men zich kan richten tijdens jouw afwezigheid.  Probeer hierbij duidelijk te zijn en zo positief en klantgericht mogelijk.  "Voor dringende vragen, neemt u contact op met collega X" schrikt de lezer vaak af en kan worden geïnterpreteerd als "collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg, dus ik ga niet storen".  Schrijft liever: "Collega X of de collega's van team X helpen jou bij mijn afwezigheid graag verder".  Als je verwijst naar een collega of teamleden, zet daar dan een rechtstreeks telefoonnummer of e-mailadres bij.  Dat is klantgerichtheid ten top ;-)

3. Lees je je mail of niet?

Tegenwoordig kun je je mail overal lezen, ook op vakantie.  Sommige mensen gaan er dan ook vanuit dat je dat sowieso doet en bij dringende zaken toch zal antwoorden.  Als je van plan bent echt even totaal te detoxen (en hé, dat is echt wel toegelaten!), zet dan duidelijk in je automatisch bericht dat je mail tijdens die periode niet wordt gelezen.

4. Maak je bericht persoonlijk

Ook aan een automatisch verzonden out of office-reply kun je een persoonlijk tintje geven.  Denk aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting.  Humor mag altijd ! 

Hierbij enkel leuke sites ter inspiratie:

41 Voorbeelden Van Een Out Of Office Reply Met Een Knipoog (teamnijhuis.com)

26 originele out-of-officeberichten | Accent Jobs

10 suggesties om je ‘out of office’ wat leuker te maken | Radio 1

5. Stel je out of office tijdig in

Als je je out of office pas last minute instelt, ontbreekt op dat moment vaak nog de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede en persoonlijke out of office tekst.  Het is sowieso een goed idee om bij aanvang van je laatste werkdag je out of office reeds in te stellen, zo voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei taken moet afhandelen.  Je kan jouw out of office ook een dag langer instellen dan je effectieve afwezigheidsperiode, zo heb je de tijd en ruimte om jouw mailbox bij terugkeer rustig te verwerken.